AssuradeurenAssurantiënAdministratieve diensten

Privacyverklaring

Zie ook: cookies op Melching.nl

Melching Groep B.V., Melching Assuradeuren B.V., Melching Assurantiën B.V. en/of haar gelieerde ondernemingen, hierna te noemen: Melching

Melching is een volmachtbedrijf en serviceprovider en biedt producten en diensten aan via onafhankelijke verzekeringsadviseurs. Wij ontvangen persoonsgegevens via verzekeringsadviseurs, onze website, werkgevers die bij ons een collectieve verzekering hebben gesloten of direct van de verzekerde. Als wij deze gegevens niet ontvangen, komt er geen verzekering of samenwerking tot stand. De bescherming van persoonsgegevens en de zorgvuldige behandeling daarvan is voor ons erg belangrijk. In deze privacyverklaring lees je hoe wij deze gegevens zorgvuldig behandelen, beveiligen en verwerken.

Ons beleid

Melching zorgt ervoor dat al haar onderdelen voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG) en de wet- en regelgeving die op de AVG is gebaseerd. De AVG biedt waarborgen voor de bescherming van jouw persoonsgegevens. Daarnaast houdt Melching zich aan de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Financiële Instellingen. Je kunt deze gedragscode downloaden via www.verzekeraars.nl > Branche > Zelfregulering. Je vindt de inhoud van de AVG in het publicatieblad van de Europese Unie (verordening 2016/679) en op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een persoonsgegeven is elk gegeven dat iets zegt over een persoon. Dit betekent dat het direct over deze persoon gaat of tot deze persoon te herleiden is. Bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, IBAN nummer of e-mailadres. Ook een bedrijfsnaam die tot een individueel persoon te herleiden is, wordt gezien als een persoonsgegeven.

De wet kent ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gevoelige persoonsgegevens zoals iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke voorkeur, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakbond, strafrechtelijk verleden inkomensgegevens en Burgerservicenummer (BSN).

Waarom vragen we om persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Om de verzekeringsadministratie uit te voeren. Hierbij gaat het o.a. om het beoordelen van aanvragen, het accepteren en uitvoeren van verzekeringen en het afwikkelen van betalingsverkeer. Ook geven we informatie, voorlichting en/of advisering over producten en diensten die belangrijk voor de verzekerde kunnen zijn.
  • Om de veiligheid en integriteit van Melching te waarborgen. Daarbij gaat het ook om het onderkennen, voorkomen, onderzoeken en bestrijden van (pogingen tot) strafbare of laakbare gedragingen.
  • Om schades waarbij iemand als benadeelde is betrokken te behandelen.
  • Om een samenwerkingsovereenkomst op te stellen.
  • Om marketingactiviteiten uit te voeren voor zover dit is toegestaan, en waarvoor je je desgewenst kunt afmelden.

Wanneer mag Melching persoonsgegevens verwerken?

Melching mag niet zomaar persoonsgegevens verwerken. Hiervoor moet altijd een rechtmatige grondslag zijn. Dit houdt het volgende in.

  • Er is toestemming gegeven om de persoonsgegevens te verwerken voor één of meer specifieke doeleinden.
  • De verwerking is noodzakelijk voor de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is.
  • De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Melching rust.
  • De verwerking is noodzakelijk om vitale belangen van iemand te beschermen.
  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Melching of van een derde.
  • Als geen van de bovenstaande grondslagen aanwezig is, mogen wij geen persoonsgegevens verwerken.

Wanneer mag Melching bijzondere persoonsgegevens verwerken?

Wij mogen bijzondere persoonsgegevens van een (potentiële) klant verwerken voor zover dat nodig is voor de beoordeling en acceptatie van de aanvraag en het opstellen en uitvoeren van de verzekeringsovereenkomst.

Met het oog op een verantwoord acceptatiebeleid mogen wij vragen naar feiten over een eventueel strafrechtelijk verleden van de te verzekeren personen en anderen van wie de belangen op de aangevraagde verzekering worden (mee)verzekerd. Maar dit mag alleen voor zover die feiten betrekking hebben op een periode van acht jaar voorafgaand aan de aanvraag van de verzekering.

Wij leggen geen bijzondere persoonsgegevens vast over iemands gezondheid, godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke voorkeur en seksuele leven.

Waar komen de persoonsgegevens vandaan?

Wij krijgen de persoonsgegevens die wij verwerken van:

  • de verzekerde en zijn/haar adviseur, werkgever of wettelijke vertegenwoordiger;
  • de Stichting Centraal Informatie Systeem (CIS);
  • andere natuurlijke personen, instellingen en organisaties die door de verzekerde gemachtigd zijn of op andere gronden bevoegd zijn tot het verstrekken van gegevens.

Beveiliging van de persoonsgegevens

Bescherming van persoonsgegevens is belangrijk, voor de betrokkenen en voor ons. Wij gaan altijd zorgvuldig om met persoonsgegevens. Alleen medewerkers die gegevens vanuit hun functie moeten verwerken, hebben daar toegang toe. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht op grond van onze gedragscode. Onze medewerkers mogen alleen persoonsgegevens doorgeven als er een wettelijke verplichting is of als dit nodig is vanwege hun taak. Wij hebben onze systemen en programma’s passend beveiligd. Dit wordt regelmatig gecontroleerd.

Wij hebben maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen, o.a. tegen ongeautoriseerde toegang, (opzettelijke) vernietiging, vervalsing, ongewenste verspreiding en enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Daarnaast zijn maatregelen genomen waardoor bij verlies of beschadiging van persoonsgegevens er vervanging of herstel kan plaatsvinden. Ook al onze leveranciers die betrokken zijn bij het aangaan en de uitvoering van onze producten moeten voldoen aan onze veiligheidsnormen. Zij zijn verplicht hier openheid over te geven en wij hebben het recht om dit te controleren. Verder hebben wij maatregelen genomen waardoor je onze websites veilig kunt bezoeken en gebruiken. Zo voorkomen we o.a. misbruik van gegevens.

Hoe lang bewaart Melching persoonsgegevens?

Hoe lang wij persoonsgegevens mogen bewaren, hangt af van het doel waarvoor ze zijn verzameld en worden verwerkt. Als de gegevens zijn verstrekt voor een offerte, bewaren wij die zes maanden. De gegevens die wij nodig hebben om een verzekeringsovereenkomst aan te gaan en uit te voeren bewaren wij na het einde van de overeenkomst nog maximaal zeven jaar. Soms zijn wij wettelijk verplicht om persoonsgegevens langer te bewaren. We houden ons dan aan de wettelijke termijn. Als gegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze werden verzameld en verwerkt, worden ze verwijderd. Wij mogen persoonsgegevens wel langer anoniem bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doelen. Wij nemen dan maatregelen om ervoor te zorgen dat ze alleen voor deze specifieke doelen worden gebruikt, in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

Gebruik van onze website

Wij hebben maatregelen genomen om bezoek aan en gebruik van onze website te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Als je die bezoekt om informatie te vinden, kunnen wij bezoekersgegevens verzamelen en opslaan om de gebruiksvriendelijkheid van de site te bevorderen. De medewerkers die van deze gegevens kennis kunnen nemen, moeten deze geheim houden. Wij maken op onze website gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestandje dat vanuit een website wordt meegestuurd en via de browser in het vaste geheugen van een computer, tablet, smartphone, et cetera wordt opgeslagen. Op de cookie-pagina op onze website is te lezen hoe cookies worden gebruikt en hoe ze verwijderd of uitgeschakeld worden.

Wanneer legt Melching telefoon-gesprekken vast?

Wij leggen soms telefoongesprekken vast om de kwaliteit van de telefonische dienstverlening te kunnen bepalen en evalueren. Dit doen wij ook voor de training, coaching en beoordeling van onze medewerkers. Als een gesprek wordt opgenomen, wordt daarover vooraf altijd geïnformeerd. Wij nemen het gesprek alleen op als er nadrukkelijk toestemming voor is gegeven. De opnames worden zó bewaard en beveiligd, dat ze niet toegankelijk zijn voor onbevoegden en niet kunnen worden gemanipuleerd. Wij bewaren de opnames niet langer dan nodig is voor de bovengenoemde doeleinden.

Wanneer geeft Melching gegevens door aan anderen?

Soms geven wij (een deel van) de persoonsgegevens door aan andere partijen, zoals herverzekeraars, je adviseur, postbedrijven, automatiseerders en bedrijven waaraan wij taken hebben uitbesteed. Wij doen dit alleen als dit noodzakelijk is en nemen daarbij maatregelen om de veiligheid van deze gegevens te waarborgen. Verder geven wij gegevens niet door aan anderen, tenzij wij dit verplicht zijn. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om de Belastingdienst, toezichthouders, de politie of justitie. Wij geven alleen persoonsgegevens door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) als dit volledig in overeenstemming is met de AVG en andere wettelijke richtlijnen. 

Wanneer mag Melching om dringende redenen persoonsgegevens aan derden verstrekken?

Wij kunnen persoonsgegevens in bijzondere omstandigheden aan derden verstrekken als hiervoor een dringende reden is. Die reden moet dan zwaarder wegen dan de rechten en vrijheden van de persoon in kwestie, en het moet gaan om:

  1. het voorkomen, opsporen, of onderzoeken van overtreding van wetgeving, regelgeving of bedrijfsregels van Melching en de afhandeling daarvan (eventueel in samenwerking met of door (toezichthoudende) autoriteiten);
  2. het beschermen en verdedigen van de rechten en vrijheden van Melching (of een derde), waaronder:
    • de veiligheid (van medewerkers en betrokkenen) van Melching;
    • de bedrijfsgeheimen en de reputatie van Melching;
    • de continuïteit van Melching;
    • geheimhouding in het kader van bijvoorbeeld een (voorgenomen) fusie of overname;
    • samenwerking met adviseurs, onder meer op het gebied van recht, sociale wetgeving, belasting, gezondheid, veiligheid en verzekeringen.

Rechten

Iedereen heeft het recht om de eigen persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen. Vervolgens heeft iedereen het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van die gegevens, de verwerking ervan te beperken en persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie. Wil je hiervan gebruikmaken? Stuur dan een verzoek naar Melching , t.a.v. de directie, Postbus 523, 9200 AM Drachten of stuur een e-mail naar info@melching.nl

Stuur bij dit verzoek een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee (zoals een paspoort of rijbewijs), zodat wij er zeker van zijn dat het verzoek door de juiste persoon is gedaan. Maak in die kopie de pasfoto en het burgerservicenummer (BSN) zwart, om de privacy te beschermen. De directie reageert zo snel mogelijk op het verzoek, in ieder geval binnen een maand.

Vragen of klachten?

Zijn er vragen over deze privacyverklaring of klachten over hoe wij omgaan met persoonsgegevens? Dan kan contact worden opgenomen met de directie van Melching, per brief: Postbus 523, 9200 AM Drachten, of per e-mail: info@melching.nl. Ook is er het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als iemand van mening is dat wij zijn of haar rechten hebben geschonden.

Wijzigingen

Wij kunnen de tekst van deze privacyverklaring aanpassen vanwege nieuwe ontwikkelingen, nieuwe producten en diensten en/of wet- en regelgeving.
De laatste versie van deze tekst is gepubliceerd op 28 juni 2018.

Inwerkingtreding

Deze privacyverklaring is in werking getreden op 25 mei 2018.

Contactgegevens Melching 

Bezoekadres: De Giek 18, 9206 AT Drachten
Postadres: Postbus 523, 9200 AM Drachten
Telefoon: (0512) 582 010
E-mail: info@melching.nl